whitespace GmbH – Büro für intervernetzte Medien

Leistungsverzeichnis

Dieses Dokument dient der Vermittlung unserer Arbeitsweise bei der Durchführung von webbasierten Projekten und enthält Informationen über technische Vorgehensweisen und Qualitätsstandards sowie den Leistungsumfang, den wir als Dienstleister abdecken. Im Falle einer Beauftragung nehmen Sie die nachfolgenden Beschreibungen sowie unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (einzusehen unter whitespace.gmbh/leistungsverzeichnis) zur Kenntnis und erklären sich mit beidem einverstanden. Projektvertrag und dieses Leistungsverzeichnis gelten vorrangig vor den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

(Stand: 27.01.2017)

  1. Agenturprofil

    Die whitespace GmbH entwickelt Websites und Webanwendungen sowie verwandte Medienprodukte wie Online-Magazine, Apps oder Webservices. Dabei setzen wir auf moderne, zukunftsgerichtete Standards und maximalen Komfort für den Endanwender.

  2. Auftraggeberkommunikation

    Wir legen Wert auf eine rege und zeitnahe Kommunikation mit unseren Auftraggebern, insbesondere in der Planungsphase. Unsere bevorzugten Kommunikationswege sind:

    • Persönliches Meeting (insbesondere zu Projektbeginn)
    • E-Mail (als nachvollziehbare Standardkommunikation für den gesamten Projektverlauf)
    • Telefon / VoIP (schnelle Entscheidungen und Brainstorming)
    • Projektmanagement-Plattformen und Ticketsysteme (insbesondere bei individueller Softwareentwicklung)

    Ab dem Zeitpunkt der Projektbeauftragung berechnen wir die Nutzung dieser Kommunikationswege mit unserem Stundensatz, der im jeweiligen Vertrag vereinbart wird.

  3. Projektablauf

    A. Planung

    Neben dem Termin des tatsächlichen Projektbeginns und der Aufgabenverteilung werden vor allem die Projektidee, die Zielgruppen und ggf. verschiedene Ausbaustufen des Projekts gemeinsam erarbeitet. Sollte es seitens des Auftraggebers ein festes Budget oder eine Preisvorstellung geben, wird die Projektplanung entsprechend angepasst. Eine verbindliche Zusicherung für die vollständige Bearbeitung des Projektauftrags im Rahmen des Budgets kann die whitespace GmbH jedoch nicht geben, es sei denn, das Angebotsdokument regelt dies verbindlich, und es gibt im Projektverlauf keine Anforderungsänderungen.

    B. Entwurf

    In dieser Phase wird zum einen der grundsätzliche Umfang des Projekts sichtbar gemacht, beispielsweise in Form einer Sitemap oder einer knappen Beschreibung aller geplanten Funktionalitäten. Darüber hinaus erstellen wir grobe Skizzen von einigen prototypischen Anwendungssituationen. Die Auswahl dieser Ansichten ist nicht auf Vollständigkeit ausgelegt, sondern soll lediglich einen ersten Eindruck der Nutzerführung und einigen grafischen Basiselementen vermitteln.

    C. Auftragsumsetzung

    In der Produktion arbeiten wir nach etablierten Konzepten der Agilen Softwareentwicklung bzw. des Responsive Workflows. Hierbei wird das gesamte Projektvolumen nach Bedarf in kleinere Bestandteile gestückelt. Jedes Teilstück durchläuft, bisweilen mehrfach, folgende Phasen:

    • 1) Gestaltung (Photoshop, Sketch oder direkt per HTML/CSS)
    • 2) Technische Umsetzung (Backend und Frontend)
    • 3) Tests (diverse Endgeräte und Nutzungsszenarien)
    • 1) Verbesserung der Gestaltung
    • usw.

    Zu regelmäßigen Anlässen beziehen wir unsere Auftraggeber in den Entscheidungsprozess mit ein. Wir wünschen uns eine aktive Beteiligung am Projekt.

    D. Pflichten des Auftraggebers

    Neben der Bereitstellung eines Briefings in der Planungsphase hat der Auftraggeber insbesondere alle für die Projektleistungen relevanten Inhalte und Materialien (Texte, Bilder, Logos etc.), deren Berücksichtigung er wünscht, in einer für die Umsetzung des Projekts geeigneten Form bzw. Qualität entsprechend seinen eigenen Vorgaben für das Projekt bzw. auf unsere Anforderung unverzüglich zu liefern, sowie alle sonstigen für die Leistungserbringung benötigten Informationen, Unterlagen und Daten einschließlich Zugangsdaten und geeigneter Testdaten unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Verzögert gelieferte Daten behindern einen reibungslosen Projektablauf und führen ggf. zur Nichteinhaltung nachfolgender Fertigstellungstermine.

    E. Anforderungsänderungen

    Sollten sich im Projektverlauf Änderungen an den ursprünglichen Projektanforderungen ergeben, so behalten wir uns vor, Fertigstellungstermine und Gesamtkosten neu zu kalkulieren und diese im Rahmen eines überarbeiteten oder ergänzenden Angebots aufzuführen. Die bis zum Zeitpunkt der Änderung geleistete Arbeit wird voll vergütet, auch solche Bestandteile, die durch die Änderung hinfällig werden. Der Vorgang einer Anforderungsänderung muss von beiden Parteien schriftlich erfolgen und bestätigt werden.

    F. Fertigstellung/Übergabe

    Sollte im Projektvertrag ein Fertigstellungstermin schriftlich vereinbart worden sein, so können wir diesen nur einhalten, solange keine Änderungen in den ursprünglichen Anforderungen aufgetreten sind, und solange die Pflichten des Auftraggebers erfüllt wurden.

    G. Freigabe & Launch

    Nachdem wir den Auftraggeber über die Fertigstellung eines Projekts oder Teilprojekts informiert haben, ist dieser aufgefordert, die geleisteten Arbeiten in schriftlicher Form abzunehmen. Sollten die geleisteten Arbeiten direkt auf einem Produktivsystem durchgeführt worden sein, gilt die Abnahme des Auftraggebers automatisch 24 Stunden nach dessen Kenntnisnahme.

    H. Betrieb

    Für den technischen Produktivbetrieb sowie sich ergebende Software- und Sicherheits-Updates, insbesondere des Content-Management-Systems und dessen Module, ist grundsätzlich der Auftraggeber verantwortlich. Auf Wunsch bieten wir einen gesonderten Rahmenvertrag zur Wartung an.

  4. Abrechnungsweise

    Bei der Abrechnung nach Stundensätzen wird die geleistete Arbeitszeit über ein digitales Zeiterfassungssystem verwaltet und jeweils zum Monatsende oder spätestens nach Abschluss des Auftrages abgerechnet. Hierbei berechnen wir angefangene 6-Minuten-Abschnitte (Zehntelstunden).

    Ist im Projektvertrag kein Stundensatz vereinbart, gelten 90€ (netto).

  5. Transparenz

    A. Zeiterfassung

    Unsere Auftraggeber können auf Anfrage Einblick in unser Zeiterfassungssystem erhalten. Sie können dort den jeweils aktuellen Stand der geleisteten Stunden sowie eine stichwortartige Tätigkeitsbeschreibung einsehen.

    B. Demoserver

    Auf Anfrage richten wir unseren Auftraggebern einen Zugang zu einem nicht-öffentlichen Demoserver ein, auf dem wir sinnvoll vorzeigbare Zwischenergebnisse zur Kontrolle und Beurteilung zur Verfügung stellen. Diese diskreten Zwischenstände spiegeln nicht zwingend unsere Arbeit in Echtzeit wider, sondern dienen vor allem der Projektkommunikation und -abstimmung.

  6. Qualitätskontrolle

    A. Standards

    Unsere Mitarbeiter erbringen die Projektleistungen mit größtmöglicher Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit mittels bewährter Technik. Dabei setzen wir insbesondere auf öffentlich dokumentierte und anerkannte Webstandards, wie HTML5 und CSS3, sowie marktübliche und De-Facto-Standards wie jQuery, Backbone und Underscore.

    Bei den eingesetzten Content-Management-Systemen handelt es sich, sofern nicht explizit anders gewünscht, um Open-Source-Software, welche sich bei jeweils vergleichbaren Projekten bewährt hat.

    B. Browsertests

    Wir testen unsere webbasierten Projekte vor dem öffentlichen Launch auf folgenden Betriebssystemen bzw. Browsern:

    • Internet Explorer 11 (Windows)
    • Microsoft Edge (Windows) *
    • Google Chrome / Opera (Mac/Win/Android) *
    • Mozilla Firefox (Mac/Win/Android) *
    • Safari 10 (Mac)
    • iOS 10-Browser (z. B. Mobile Safari)

    Leichte visuelle Abweichungen sind möglich unter folgenden Systemen:

    • Internet Explorer 9/10 (Windows)
    • Android-Stockbrowser (ab Android 5)
    • iOS 9-Browser

    * jeweils aktuelle Programmversion zum Zeitpunkt des Tests

    C. Mobile Hardware

    Wir nutzen folgende mobile Endgeräte für unseren finalen Qualitätscheck:

    • iPhone 6 (iOS 10)
    • iPhone 7+ (iOS 10)
    • Google Nexus 5 (Android 6)
    • Samsung Galaxy S6 (Android 6)
    • Motorola Moto G 3 (Android 6)
    • Microsoft Surface 2 RT (mit Windows 8)

    D. Open Device Lab

    Falls der Wunsch nach weiteren Hardware- und Software-Tests besteht, steht uns in Würzburg ein Open Device Lab zur Verfügung, in dem sich derzeit rund 20 weitere unterschiedliche Testgeräte befinden. Die Nutzung des Labs ist jedoch mit einem gewissen zeitlichen und administrativen Aufwand verbunden und wird deshalb gesondert abgesprochen und abgerechnet.

    E. Suchmaschinenoptimierung (SEO)

    Unsere Websites (und je nach Eignung auch unsere Webapps) sind grundsätzlich suchmaschinenfreundlich umgesetzt. Dabei verwenden wir die jeweils aktuellen Best-Practice-Methoden der On-Site-Optimierung:

    • Valide HTML5-Dokumente
    • Kurze Response-Zeiten
    • Reichhaltige semantische HTML-Auszeichnungen
    • Möglichkeit zur Pflege von Meta-Description-Texten, Title-Elementen und Alt-Attributen
    • Vermeidung von Duplicate Content
    • Lesbare und semantisch sinnvolle URL-Strukturen

    Die Zusicherung eines bestimmten Rankings in den generischen Ergebnistrefferlisten von Suchmaschinen ist damit nicht verbunden.

    Folgende Maßnahmen der Suchmaschinenoptimierung bieten wir nicht an:

    • Texterstellung/-optimierung: Textlänge, Textstruktur, Keyword-Dichte usw.
    • Off-Site-Optimierungen (Linkfarmen, Social-Media-Kampagnen)

    F. Hosting

    Wir bieten kein eigenes Webhosting, Domainhosting oder Mailhosting als Dienstleistung an. Gerne beraten wir unsere Auftraggeber jedoch, welcher Hosting-Anbieter für das jeweilige Projekt geeignet ist, und helfen bei der administrativen und technischen Einrichtung. Als Vertragspartner und Domaininhaber fungiert jedoch stets der Auftraggeber selber.

  7. Datensicherheit

    A. Während der Auftragsumsetzung

    In der gesamten Entwicklungsphase nutzen wir eine mehrfach redundante Infrastruktur, um Datenverluste zu vermeiden. Diese setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

    • Nutzung von Git zur Versionsverwaltung
    • Eigener Git-Server (im Rechenzentrum)
    • Stündliche lokale Backups der Arbeitsrechner
    • Nutzung von Dropbox als Austauschmethode und zusätzliches Offsite-Backup für inhaltliche Projektdateien (Texte, Bilder etc.)

    B. Im Produktivbetrieb

    Grundsätzlich ist der Auftraggeber für die Datensicherung verantwortlich und sollte dies bei der Wahl des Hosting-Dienstleisters berücksichtigen.

  8. Datenschutz

    Sämtliche projektspezifische Materialien werden vertraulich behandelt. Die vom Auftraggeber bereitgestellten Zugangsdaten werden lediglich lokal gespeichert bzw. mit ausreichender Verschlüsselung bei Drittanbietern abgelegt.

  9. Lizenzerwerb

    Alle Lizenzen, die für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts benötigt werden, werden vom Auftraggeber direkt erworben. Dies betrifft insbesondere:

    • Software (z. B. kostenpflichtige CMS-Software und/oder Templates)
    • Schriften
    • Icons, Stockfotos, Illustrationen, Videoclips und Audiosamples
    • SaaS-Dienstleistungen (z. B. Umfragetools, Online-Kartendienste)

    Üblicherweise erlauben die erworbenen Lizenzen die Nutzung durch unsere Mitarbeiter im Rahmen der Erstellung des Projekts. Falls dies nicht der Fall ist, benötigen wir mindestens eine gültige Lizenz für die Zeit, in der wir am Projekt arbeiten.

    Sofern Open-Source-Komponenten bei der Projektdurchführung eingesetzt werden, schaffen wir abweichend von der im Projektauftrag oder in den AGB geregelten Rechteeinräumung die Voraussetzungen dafür, dass der Auftraggeber Nutzungsrechte im Umfang der jeweils einschlägigen Open-Source-Lizenzbedingungen vom Urheber/Entwickler der Open-Source-Komponente erwerben kann. Eine Einräumung von Nutzungsrechten von uns an den Auftraggeber findet in diesem Fall nicht statt. Der Auftraggeber wird darauf hingewiesen, dass die Weitergabe – auch im Konzern – von Arbeitsergebnissen, die Open-Source-Komponenten enthalten, die Pflicht auslöst, die Lizenzbedingungen der jeweils einschlägigen Open-Source-Komponente einzuhalten. Dies umfasst regelmäßig die Mitlieferung von Lizenztexten, Copyright- und Änderungsvermerken sowie ggf. auch die Bereitstellung von Sourcecodes, sofern die Lizenzbedingungen der betroffenen Open-Source-Komponente dies vorsehen.